Правила по нотариальному делопроизводству

Приказ Министра юстиции Республики Казахстан от 31 января 2012 года № 32
Об утверждении Правил по нотариальному делопроизводству

изменениями и дополнениями по состоянию на 29.03.2019 г.)

Преамбула изложена в редакции приказа Министра юстиции РК от 29.03.19 г. № 150 (см. стар. ред.)

В соответствии с подпунктом 3) статьи 32 Закона Республики Казахстан от 14 июля 1997 года «О нотариате» приказываю:

1. Утвердить прилагаемые Правила по нотариальному делопроизводству.

2. Признать утратившим силу приказ Министра юстиции Республики Казахстан от 23 августа 2011 года № 294 «Об утверждении Инструкции по нотариальному делопроизводству» (зарегистрированный в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов за № 7182).

3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на председателя Комитета регистрационной службы и оказания правовой помощи Министерства юстиции Республики Казахстан.

4. Настоящий приказ вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования.

Министр

Б. Имашев

 

«СОГЛАСОВАН»

Министр культуры и информации

Республики Казахстан

________________ Д. Мынбай

01 февраля 2012 год

 

Утверждены

приказом Министра юстиции

Республики Казахстан

31 января 2012 года № 32

 

Правила

по нотариальному делопроизводству

 

Заголовок главы  изложен в редакции приказа Министра юстиции РК от 29.03.19 г. № 150 (см. стар. ред.)

Глава 1. Общие положения

 

1. Настоящие правила по нотариальному делопроизводству (далее - Правила) разработаны в соответствии со статьей 4 Закона Республики Казахстан «О нотариате» (далее - Закон).

Правила устанавливают единый порядок ведения нотариального делопроизводства, электронного реестра в Единой нотариальной информационной системе (далее - электронный реестр ЕНИС):

нотариусом, занимающимся частной практикой (далее - частный нотариус);

государственными нотариусами государственной нотариальной конторы (далее - государственный нотариус).

2. Нотариальное делопроизводство ведется в соответствии с Законом Республики Казахстан «О языках в Республике Казахстан» и статьей 5 Закона.

3. Правила определяют порядок:

1) приема, регистрации и отправление документов;

2) составления номенклатуры дел;

3) формирования дел;

4) оформления дел, составления описи дел;

5) хранения документов;

6) передачи дел в частный нотариальный или государственный архив, обеспечения сохранности архивных документов;

7) уничтожения дел;

8) ведения реестра регистрации нотариальных действий, регистрации нотариальных действий;

9) оформления документов, предназначенных для совершения действий за границей;

10) использования печати, штампов и бланков нотариуса;

11) формирования и оформления наследственных дел. Учета завещаний.

4. Организацию и правильное ведение делопроизводства, хранение, учет и использование нотариальных архивных документов, а также сдачу нотариальных документов в соответствующий архив на постоянное хранение обеспечивает:

частный нотариус;

государственный нотариус.

Пункт 5 изложен в редакции приказа Министра юстиции РК от 29.03.19 г. № 150 (см. стар. ред.)

5. При увольнении или переводе государственного нотариуса организация и правильное ведение делопроизводства, хранение, учет и использование нотариальных архивных документов приказом территориального органа юстиции возлагается на другого государственного нотариуса.

В случае приостановления действия лицензии частного нотариуса, территориальный орган юстиции и территориальная нотариальная палата принимают меры по передаче документов, находящихся в производстве нотариуса, другому частному нотариусу в порядке, предусмотренном настоящими Правилами.

При прекращении действия лицензии нотариуса, занимающегося частной практикой, территориальный орган юстиции и территориальная нотариальная палата в течение десяти рабочих дней, со дня подписания приказа о прекращении действия лицензии нотариуса, принимают меры по передаче документов другому нотариусу или в частный нотариальный архив.

При выходе из членов территориальной нотариальной палаты, территориальный орган юстиции совместно с нотариальной палатой в течение десяти рабочих, со дня поступления заявления нотариуса о выходе из состава членов нотариальной палаты, осуществляет прием-передачу завершенных и оформленных дел в частный нотариальный архив.

6. При прекращении действия лицензии частного нотариуса, право доступа к его данным, находящимся в электронном реестре ЕНИС, передаются в частный нотариальный архив.

7. При прекращении или приостановлении действия лицензии частного нотариуса или увольнении, нахождения в отпуске государственного нотариуса Министерство юстиции Республики Казахстан блокирует возможность регистрации нотариальных действий в электронном реестре ЕНИС, путем введения данных о приказе (дата, номер приказа, срок и основание приостановления или увольнении, нахождении в отпуске).

При восстановлении действия лицензии Министерством юстиции Республики Казахстан производится его разблокировка.

8. В случае остановки работы ЕНИС частный нотариус составляет акт о невозможности работы ЕНИС по форме согласно приложению 1 к настоящим Правилам.

Частный нотариус после устранения причин остановки работы ЕНИС, переносит записи, произведенные в реестре регистрации нотариальных действий, в электронный реестр ЕНИС не позднее двадцати четырех часов с момента восстановления работы ЕНИС.

9. Использование частным и государственным нотариусом сведений из государственных электронных информационных ресурсов посредством ЕНИС в личных целях не допускается.

10. Учет создаваемых и получаемых документов, группировка документов в дела, определение сроков их хранения частным и государственным нотариусом регулируются номенклатурой дел.

Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований (заголовков) дел с указанием сроков их хранения.

Пункт 11 изложен в редакции приказа Министра юстиции РК от 29.03.19 г. № 150 (см. стар. ред.)

11. Документы оформляются в соответствии с Правилами документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях, утвержденными постановлением Правительства Республики Казахстан от 31 октября 2018 года № 703.

 

 

Заголовок главы  изложен в редакции приказа Министра юстиции РК от 29.03.19 г. № 150 (см. стар. ред.)

Глава 2. Прием, регистрация и отправление документов

 

12. Регистрации подлежат все поступающие документы.

13. Для учета документов и контроля за их исполнением Правил ведется:

журнал регистрации входящих документов по форме согласно приложению 2 к настоящим Правилам;

журнал регистрации исходящих документов по форме согласно приложению 3 к настоящим Правилам.

14. На входящих документах в правом нижнем углу первой страницы ставится регистрационный номер по журналу регистрации входящих документов, и дата их регистрации.

15. На исходящих документах проставляется регистрационный штамп по образцу согласно приложению 4 к настоящим Правилам.

16. Документы направляются адресатам по почте или нарочно.

 

 

Заголовок главы  изложен в редакции приказа Министра юстиции РК от 29.03.19 г. № 150 (см. стар. ред.)

Глава 3. Составление номенклатуры дел

 

17. Номенклатура дел, составляется (не позднее 10 декабря текущего года) и вводится в действие с 1 января следующего календарного года в трех экземплярах.

Номенклатура дел государственной нотариальной конторы утверждается руководителем территориального органа юстиции и согласовывается с государственным архивом.

Частный нотариус, утверждает номенклатуру дел по согласованию с частным нотариальным архивом.

18. В номенклатуру дел включаются наименования (заголовки) дел, отражающие всю документируемую деятельность, в том числе, - реестры, книги, журналы.

Номенклатура дел составляется на основе Примерной номенклатуры дел согласно приложению 5 к настоящим Правилам.

Примерная номенклатура дел предназначена для использования в качестве основного документа при подготовке номенклатуры дел, при определении сроков хранения дел в случае их отбора для передачи в архив или для уничтожения.

Снижение сроков хранения, установленных Примерной номенклатурой дел, при составлении номенклатуры дел не допускается.

В каждом разделе номенклатуры предусматриваются резервные индексы для внесения заголовков дел, не предусмотренных в номенклатуре дел, но сформированных в течение календарного года.

19. По окончании года в номенклатуру дел вносится итоговая запись о количестве и категориях заведенных дел или томов по форме согласно приложению 6 к настоящим Правилам.

20. Экземпляр номенклатуры дел, как учетный документ для дел оперативного хранения, остается в архиве государственной нотариальной конторы или частного нотариуса.

 

 

Заголовок главы  изложен в редакции приказа Министра юстиции РК от 29.03.19 г. № 150 (см. стар. ред.)

Глава 4. Формирование дел

 

21. Все имеющиеся в государственной нотариальной конторе и у частного нотариуса, документы после их исполнения группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизируются внутри дела.

22. В дела группируются документы одного года.

23. Не допускается включение в дела не относящихся к ним документов, а также черновиков и проектов документов.

24. Дело состоит из сгруппированных в отдельной папке документов, относящихся к определенному вопросу или нотариальному действию.

25. По объему дело не должно превышать 180 листов. Приложения объемом свыше 180 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка.

При наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляется на каждом томе с добавлением нумерации томов (частей), в последнем томе (части) добавляется слово «последний» («последняя»).

26. Экземпляр постановления нотариуса, связанные с оформлением наследственных дел, помещается в наследственное дело.

Экземпляр постановления об отложении нотариальных действий группируется с документами, связанными с отложенным нотариальным действием.

 

 

Заголовок главы  изложен в редакции приказа Министра юстиции РК от 29.03.19 г. № 150 (см. стар. ред.)

Глава 5. Оформление дел. Составление описи дел

 

27. Оформление дела состоит из комплекса работ по подготовке дела к хранению, включающего в себя формирование обложки дела, брошюровку, нумерацию листов, составление заверительной надписи и внутренней описи.

28. Дело помещается в обложку дела по форме согласно приложению 7 к настоящим Правилам.

29. После завершения дела в делопроизводстве проводится его полное или частичное оформление в зависимости от сроков хранения, устанавливаемого в соответствии с номенклатурой дел.

30. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения предусматривают:

нумерацию листов в деле;

составление листа-заверителя дела;

составление внутренней описи документов дела;

брошюровку (подшивку) дела в твердую обложку;

заполнение всех реквизитов обложки дела согласно пункта 36 настоящих Правил.

31. В конце дела подшивается лист-заверитель дела по форме согласно приложению 8 к настоящим Правилам.

Лист-заверитель дела подписывается частным или государственным нотариусом, с указанием даты составления заверительной надписи, проставлением печати.

При изменении нумерации листов дела на листе-заверителе дела делается отметка об изменении.

32. На дела, постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения составляется внутренняя опись документов дела по форме согласно приложению 9 к настоящим Правилам.

Внутренняя опись документов дела подписывается частным или государственным нотариусом и подшивается в начале дела.

33. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеруются, заверительные надписи не составляются.

34. По окончании календарного года отдельно на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, оконченные в делопроизводстве, составляется опись дел постоянного хранения по форме согласно приложению 10 к настоящим Правилам. Опись представляет собой перечень заголовков дел, с указанием дат и количества листов в деле.

На дела временного (до 10 лет) хранения опись не составляется.

35. Документы, хранящиеся в делах частного нотариуса или в государственной нотариальной конторе, выдаются лицам, указанным в пункте 6 статьи 3 Закона.

Изъятие документов из дел производится в соответствии с законодательством Республики Казахстан, при этом в дело вкладывают копии документов и акт (протокол) об изъятии подлинников.

36. В случае возвращения ранее изъятых из его дел документов, они вновь помещаются в дело, откуда, в свою очередь, изымаются их копии.

37. Реестры, книги, журналы, заводимые нотариусом, до внесения в них первой записи прошиваются, листы их пронумеровываются. Количество пронумерованных и сшитых листов указывается на оборотной стороне последнего листа книги. Для книг, ведение которых осуществляется нотариусами, занимающимися частной практикой, запись о количестве пронумерованных и сшитых листов заверяется подписью должностного лица и печатью нотариальной палаты. Для книг, ведение которых осуществляется государственными нотариусами, работающими в государственных нотариальных конторах, запись о количестве пронумерованных и сшитых листов заверяется подписью должностного лица и печатью территориального органа юстиции.

 

 

Заголовок главы  изложен в редакции приказа Министра юстиции РК от 29.03.19 г. № 150 (см. стар. ред.)

Глава 6. Хранение документов

 

Пункт 38 изложен в редакции приказа Министра юстиции РК от 29.03.19 г. № 150 (см. стар. ред.)

38. Документы нотариального делопроизводства хранятся по месту их формирования в течение десяти лет.

При наличии условий для хранения документов нотариального делопроизводства, установленных Требованиями к помещению нотариуса, утвержденными приказом Министра юстиции Республики Казахстан от 31 января 2012 года № 29, (зарегистрирован в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов Республики Казахстан № 7444), они хранятся по месту их формирования на весь период осуществления профессиональной деятельности нотариуса.

39. Частный нотариус, государственный нотариус обеспечивают сохранность документов и дел на период хранения документов.

40. Дела располагаются в соответствии с утвержденной номенклатурой дел организации, на корешках обложек указываются их индексы.

 

 

Заголовок главы  изложен в редакции приказа Министра юстиции РК от 29.03.19 г. № 150 (см. стар. ред.)

Глава 7. Передача дел в частный нотариальный или государственный архив. Обеспечение сохранности архивных документов

 

Пункт 41 изложен в редакции приказа Министра юстиции РК от 29.03.19 г. № 150 (см. стар. ред.)

41. Частный нотариус по истечении десяти лет хранения и при отсутствии условий для хранения передает в течение календарного года, следующего за истекшим периодом хранения, в частный нотариальный архив завершенные и оформленные дела на хранение.

Частный нотариус, прекративший свою деятельность в соответствии со статьей 12 Закона, а также вышедший из членов территориальной нотариальной палаты, в течение десяти рабочих дней передает завершенные и оформленные дела на хранение другому нотариусу или в частный нотариальный архив соответствующего нотариального округа.

Допускается продление срока передачи завершенных и оформленных дел на хранение в частный нотариальный архив, но не более чем на два месяца.

Пункт 42 изложен в редакции приказа Министра юстиции РК от 29.03.19 г. № 150 (см. стар. ред.)

42. Передача дел осуществляется по описям дел постоянного и временного (свыше десяти лет) хранения и номенклатуре дел.

Пункт 43 изложен в редакции приказа Министра юстиции РК от 29.03.19 г. № 150 (см. стар. ред.)

43. Частный нотариус передает в частный нотариальный архив завершенные и оформленные дела постоянного, временного (семьдесят пять лет) срока хранения:

договора об отчуждении земельных участков;

договора об отчуждении жилых домов, квартир (документы, на основании которых они удостоверены);

оконченные наследственные дела;

свидетельства о праве собственности на долю в общем имуществе супругов (если такое свидетельство выдано пережившему супругу в связи с заведенным в нотариальной конторе наследственным делом, которые подшивается в наследственное дело);

реестры регистрации нотариальных действий.

Не подлежат сдаче в частный нотариальный архив нотариально удостоверенные завещания, в том числе секретные, а также неоконченное наследственное дело.

Пункт 44 изложен в редакции приказа Министра юстиции РК от 29.03.19 г. № 150 (см. стар. ред.)

44. В случае прекращения действия лицензии частного нотариуса или выходе частного нотариуса из членов территориальной нотариальной палаты, нотариально удостоверенные завещания, в том числе секретные завещания, алфавитные книги учета завещаний, алфавитные книги учета наследственных дел, а также неоконченные наследственные дела, в течение десяти рабочих дней, передаются другому частному нотариусу, по совместному решению территориального органа юстиции и территориальной нотариальной палаты.

В случае приостановления действия лицензии частного нотариуса, документы, находящиеся в производстве нотариуса, в течение десяти рабочих дней передаются другому частному нотариусу, по совместному решению территориального органа юстиции и территориальной нотариальной палаты.

О произведенной передаче документов составляется акт приема-передачи документов по форме согласно приложению 11 к настоящим Правилам.

Пункт 45 изложен в редакции приказа Министра юстиции РК от 29.03.19 г. № 150 (см. стар. ред.)

45. Для хранения и обеспечения сохранности нотариальных документов в соответствии со статьей 29-1 Закона функционируют частные нотариальные архивы.

Частные нотариальные архивы являются филиалами территориальных нотариальных палат.

В частном нотариальном архиве хранятся документы, указанные в части 1 пункта 43 настоящих Правил.

46. В случае упразднения государственной нотариальной конторы, завершенные и оформленные дела территориальный орган юстиции передает в государственный архив.

 

 

Заголовок главы  изложен в редакции приказа Министра юстиции РК от 29.03.19 г. № 150 (см. стар. ред.)

Глава 8. Уничтожение дел

 

47. Дела, срок хранения которых истек, выделяются к уничтожению, после утверждения описи дел постоянного хранения и акта о выделении к уничтожению документов и дел за соответствующий период.

48. Отобранные к уничтожению дела оформляются актом о выделении к уничтожению документов и дел по форме согласно приложению 12 к настоящим Правилам.

49. Акт подписывается:

частным нотариусом;

государственным нотариусом, на которого возложено организация и ведение делопроизводства.

50. Акт представляется на одобрение экспертной проверочной комиссией (далее - ЭПК) состав которой определяется:

территориальной нотариальной палатой;

территориальным органом юстиции (при уничтожении дел государственной нотариальной конторы).

Акт одобренный ЭПК, представляется на утверждение в территориальную нотариальную палату или территориальный орган юстиции.

 

 

Заголовок главы  изложен в редакции приказа Министра юстиции РК от 29.03.19 г. № 150 (см. стар. ред.)

Глава 9. Ведение реестра регистрации нотариальных действий. Регистрация нотариальных действий

 

51. В соответствии со статьей 49 Закона все нотариальные действия регистрируются в реестре регистрации нотариальных действий и электронном реестре ЕНИС (далее - Реестры).

52. Реестр регистрации нотариальных действий прошнуровывается, листы пронумеровываются и скрепляются печатью и подписью в:

государственных нотариальных конторах - работником территориального органа юстиции;

частного нотариуса - территориальной нотариальной палатой.

53. Частный и государственный нотариус имеет один реестр регистрации нотариальных действий. Одновременное ведение нескольких реестров не допускается.

Каждому нотариальному действию присваивается порядковый номер. Номера не дублируются, не записываются через дробь.

54. Нотариальное действие регистрируется в реестре после того, как удостоверительная надпись или выдаваемый документ подписан частным или государственным нотариусом.

Пункт 55  изложен в редакции приказа Министра юстиции РК от 29.03.19 г. № 150 (см. стар. ред.)

55. Подчистки и записи карандашом в реестре регистрации нотариальных действий не допускаются. Поправки, оговорки, исправления скрепляются подписью и печатью частного или государственного нотариуса с проставлением даты.

При обнаружении ошибки при нумерации нотариальных действий, составляется справка о выявленных поправках, исправлениях, оговорках в реестре регистрации нотариальных действий и подшивается в конце реестра регистрации нотариальных действий по форме согласно приложению 13 к настоящим Правилам.

В электронном реестре ЕНИС поправки и ошибки оговариваются в графе «Примечание».

56. В реестры записываются все действия, совершаемые частным и государственным нотариусом.

57. Реестр регистрации нотариальных действий состоит из 7 граф по форме согласно приложению 14 к настоящим Правилам.

58. Электронный реестр ЕНИС состоит из 9 граф по форме согласно приложению 15 к настоящим Правилам.

59. Исключен в соответствии с приказом Министра юстиции РК от 29.03.19 г. № 150 (см. стар. ред.)

 

 

 

Заголовок главы  изложен в редакции приказа Министра юстиции РК от 29.03.19 г. № 150 (см. стар. ред.)

Глава 10. Оформление документов, предназначенных для совершения действий за границей

 

Пункт 60  изложен в редакции приказа Министра юстиции РК от 29.03.19 г. № 150 (см. стар. ред.)

60. При подписании документов, предназначенных для совершения действий за границей, лицо, которое обратилось за совершением нотариального действия, пишет в документе в строку свою фамилию, имя, отчество (при его наличии) в той последовательности, как указано в документе, удостоверяющем личность, с проставлением подписи.

61. При заполнении удостоверительной надписи указывается полностью в соответствии с оттиском печати:

фамилия, имя, отчество частного или государственного нотариуса;

наименование государственной нотариальной конторы;

номер, дата выдачи лицензии.

Дату совершения нотариального действия прописывается словами.

Фамилию, имя, отчество лица, подписавшего документ, указывается в той последовательности, как указано в документе, удостоверяющем его личность.

62. Печать ставится на свободном месте документа под удостоверительной надписью, не затрагивая ее текста и подписи частного или государственного нотариуса.

Текст удостоверительной надписи (в том числе номер реестра для регистрации нотариальных действий, сумма взысканной государственной пошлины или сумма, оплаченная нотариусу) печатается техническими средствами (пишущей машинке, персональном компьютере).

63. Документы не сгибаются, незаполненные до конца строки, свободные места не прочеркиваются, проставление мастичных штампов не допускается.

Документы сшиваются ниткой или лентой красного или белого цвета в три прокола.

 

 

Заголовок главы  изложен в редакции приказа Министра юстиции РК от 29.03.19 г. № 150 (см. стар. ред.)

Глава 11. Печать, штампы и бланки нотариуса

 

64. Печать частного и государственного нотариуса изготавливается в соответствии с требованиями статьи 22 Закона «О нотариате» и статьи 21 Закона Республики Казахстан «О языках в Республике Казахстан».

Пункт 65 изложен в редакции приказа Министра юстиции РК от 31.08.12 г. № 309 (см. стар. ред.)

65. Печать частного нотариуса изготавливается в соответствие с эскизом печати частного нотариуса, по форме согласно приложению 16-1 к настоящим Правилам.

66. Написание фамилии, имени и отчества частного и государственного нотариуса в тексте печати производится по документу, удостоверяющему его личность.

67. Территориальный орган юстиции осуществляет заказ на изготовление печати частного и государственного нотариуса и выдает под роспись в журнале выдачи печати по форме согласно приложению 17 к настоящим Правилам.

68. Печать используется частным и государственным нотариусом, для скрепления своей подписи на тексте удостоверительной надписи при выдаче нотариально удостоверенного либо засвидетельствованного документа, на постановлении, поручении (запросе) и на документах, связанных с нотариальной деятельностью.

69. Об утрате или хищении печати частный нотариус сообщает в территориальный орган юстиции и нотариальную палату в течение одного дня со дня обнаружения.

Об утрате или хищении печати государственный нотариус сообщает в территориальный орган юстиции в течение одного дня со дня обнаружения.

Пункт 70 изложен в редакции приказа Министра юстиции РК от 29.03.19 г. № 150 (см. стар. ред.)

70. Печать уничтожается в случаях:

освобождения от должности государственного нотариуса;

изменения территории деятельности нотариуса за пределы нотариального округа;

прекращения действия лицензии частного нотариуса;

изменения данных, удостоверяющих личность нотариуса;

замены в связи с непригодностью для применения.

Пункт 71 изложен в редакции приказа Министра юстиции РК от 29.03.19 г. № 150 (см. стар. ред.)

71. Печать сдается на хранение в территориальный орган юстиции:

частным нотариусом на период приостановления действия лицензии со дня ознакомления с приказом о приостановлении действия его лицензии;

государственным нотариусом на период нахождения в отпуске (в том числе по уходу за ребенком) в течение одного рабочего дня со дня ознакомления с приказом.

Печать государственного или частного нотариуса в присутствии нотариуса помещается в конверт, который скрепляется подписями нотариуса, должностного лица и печатью территориального органа юстиции.

Вскрытие конверта с печатью производится в присутствии нотариуса.

72. При пользовании печати, применяется синий или фиолетовый красители, не допуская применения черного, многоцветного красителей.

73. Территориальный орган юстиции в случае утраты или уничтожения печати публикует информацию на Интернет-ресурсе Министерства юстиции Республики Казахстан.

74. Частный и государственный нотариус, имеет электронную цифровую подпись в соответствии с Законом Республики Казахстан «Об электронном документе и электронной цифровой подписи».

75. При совершении нотариальных действий частный и государственный нотариус использует бланки.

76. Бланки изготавливаются полиграфическими предприятиями, уполномоченными на соответствующий вид деятельности, по заказам территориального органа юстиции или территориальной нотариальной палаты и подлежат учету.

77. Бланк изготавливается на документной защищенной без оптических отбеливателей с водяным знаком бумаге, с написанием два раза слова «Казахстан» сокращенно на английском языке (КАZ) между которыми отображен казахский орнамент.

Формат бланка лист А-4, цвет белый с последовательной нумерацией порядкового номера в нижнем правом углу.

78. Выдача бланков производится под роспись в журнале выдачи бланков территориальным органом юстиции или территориальной нотариальной палатой по форме согласно приложению 18 к настоящим Правилам.

Пункт 79 изложен в редакции приказа Министра юстиции РК от 29.03.19 г. № 150 (см. стар. ред.)

79. Бланки используются только при совершении нотариальных действий, предназначенных для совершения действий на территории Республики Казахстан.

Не подлежат оформлению на бланке и составляются на стандартных листах бумаги форматов А 4 документы, предназначенные для совершения действия за границей и предъявления в дипломатические учреждения иностранных государств, расположенных на территории Республики Казахстан, а также экземпляры договора и документов, которые остаются в делах частного или государственного нотариуса с указанием номера использованного бланка.

Пункт 80 изложен в редакции приказа Министра юстиции РК от 29.03.19 г. № 150 (см. стар. ред.)

80. Территориальный орган юстиции и территориальная нотариальная палата ведет учет бланков, полученных от изготовителя, выданных, возвращенных, неиспользованных, испорченных, с техническим браком, с одинаковыми номерами.

81. В случае утраты, хищения бланков частный нотариус или территориальная нотариальная палата сообщает об этом в органы внутренних дел и территориальный орган юстиции в течение одного рабочего дня с момента выявления их утраты или хищения.

82. При прекращении, приостановлении лицензии на право занятия нотариальной деятельностью частного нотариуса или освобождения от должности государственного нотариуса неиспользованные бланки сдаются в территориальную нотариальную палату или территориальный орган юстиции по акту передачи бланков по форме согласно приложению 19 к настоящим Правилам.

83. В случае порчи бланка при совершении нотариальных действий, частным или государственным нотариусом, производится на самом бланке по диагонали его формата запись «испорчено» печатными заглавными буквами чернилами черного или фиолетового цвета.

Пункт 84 изложен в редакции приказа Министра юстиции РК от 29.03.19 г. № 150 (см. стар. ред.)

84. Территориальный орган юстиции и (или) территориальная нотариальная палата уничтожают испорченные бланки и составляют акт об уничтожении испорченных бланков по форме согласно приложению 20 к настоящим Правилам.

85. При оформлении документов используются мастичные штампы. Оттиски мастичных штампов выполняются штемпельной краской синего или фиолетового цвета.

При использовании мастичного штампа для исполнения удостоверительной надписи допускается дописывание незаполненных мест штампа при помощи использования технических средств или от руки с использованием красителя синего или фиолетового цвета. Допускается проставление от руки с использованием красителя синего или фиолетового цвета регистрационного номера нотариального действия и суммы взысканной государственной пошлины (нотариального тарифа) при исполнении удостоверительной надписи с использованием технических средств. При написании удостоверительной надписи от руки также используется краситель синего или фиолетового цвета.

86. Печати, личные бланки, штампы удостоверительных надписей хранятся в сейфах или опечатываемых несгораемых металлических шкафах в помещении частного нотариуса или государственной нотариальной конторе.

87. Использование, хранение и учет печати, личных бланков, штампов удостоверительных надписей, ведется частным и государственным нотариусом.

В государственной нотариальной конторе одним из государственных нотариусов, определенным приказом начальника территориального органа юстиции.

 

 

Заголовок главы  изложен в редакции приказа Министра юстиции РК от 29.03.19 г. № 150 (см. стар. ред.)

Глава 12. Формирование и оформление наследственных дел.
Учет завещаний.

 

Пункт 88 изложен в редакции приказа Министра юстиции РК от 29.03.19 г. № 150 (см. стар. ред.)

88. Основанием для начала производства по наследственному делу является получение нотариусом заявления свидетельствующего об открытии наследства, частным нотариусом либо поступившего в государственную нотариальную контору. К таким заявлениям относятся: заявление о принятии наследства, заявление о выдаче свидетельства о праве на наследство, заявление об отказе от наследства, заявление пережившего супруга о выдаче свидетельства о праве собственности на долю в общем имуществе супругов.

89. Документы, относящиеся к наследственному делу, представляются частному или государственному нотариусу как на личном приеме, так и по почте.

90. Документ, послуживший основанием для начала производства по наследственному делу, регистрируется в день поступления в Книге учета наследственных дел по форме согласно приложению 21 к настоящим Правилам.

Пункт 91 изложен в редакции приказа Министра юстиции РК от 29.03.19 г. № 150 (см. стар. ред.)

91. Номер наследственного дела обозначается арабскими цифрами и состоит из порядкового номера, присвоенного наследственному делу в соответствии с регистрацией в Книге учета наследственных дел, и года заведения наследственного дела: «20/2019, где 20 - порядковый номер наследственного дела в соответствии с регистрацией в Книге учета наследственных дел первого документа, поступившего к наследственному делу и послужившему основанием для формирования наследственного дела, 2019 - год заведения наследственного дела».

Документ, послуживший основанием для начала производства по наследственному делу, регистрируется одновременно в графах 1 и 2 Книги учета наследственных дел. Номер, под которым данный документ записан в графе 1 Книги учета наследственных дел, является порядковым номером регистрируемого документа, номер, под которым документ записан в графе 2 Книги учета наследственных дел, является порядковым номером наследственного дела.

Пункт 92 изложен в редакции приказа Министра юстиции РК от 29.03.19 г. № 150 (см. стар. ред.)

92. После присвоения наследственному делу порядкового номера дело регистрируется в Алфавитной книге учета наследственных дел по форме согласно приложению 22 к настоящим Правилам и в ЕНИС.

Пункт 93 изложен в редакции приказа Министра юстиции РК от 29.03.19 г. № 150 (см. стар. ред.)

93. Заявления о принятии наследства, о выдаче свидетельства о праве на наследство, об оплате расходов за счет наследственного имущества формируются в отдельные наследственные дела, каждое из которых получает индекс, соответствующий номенклатуре дел (нарядов).

В наследственное дело подшиваются все документы, связанные с оформлением наследства по указанному заявлению.

Сформированное наследственное дело является отдельным номенклатурным делом. На обложке дела к номенклатурному индексу, через дробь присваивается номер наследственного дела (Дело № 1-15/27/2019).

Если наследственное дело не закончено производством в текущем году, то оно переходит в следующий год под тем же номером и перерегистрации не подлежит.

Пункт 94 изложен в редакции приказа Министра юстиции РК от 29.03.19 г. № 150 (см. стар. ред.)

94. Передача частным или государственным нотариусом наследственного дела по принадлежности другому нотариусу производится в следующем порядке:

подшиваются документы, находящиеся в наследственном деле;

составляется внутренняя опись документов;

снимается копия наследственного дела, включая копию обложки.

Подлинное наследственное дело с сопроводительным письмом направляется нотариусом либо помощником нотариуса другому нотариусу по принадлежности заказным письмом (заказной бандеролью) либо курьером.

Пункт 95 изложен в редакции приказа Министра юстиции РК от 29.03.19 г. № 150 (см. стар. ред.)

95. Помимо документа, послужившего основанием для начала производства по наследственному делу, в Книге учета наследственных дел регистрируются все поступившие к наследственному делу заявления.

При поступлении иных заявлений к наследственному делу, которому уже присвоен порядковый номер, они регистрируются в Книге учета наследственных дел. При этом в графе 2 Книги учета наследственных дел проставляется номер наследственного дела, к которому поступило заявление (документ) по форме согласно приложению 21 к настоящим Правилам.

Пункт 96 изложен в редакции приказа Министра юстиции РК от 29.03.19 г. № 150 (см. стар. ред.)

96. В делах частного или государственного нотариуса, передавшего наследственное дело по принадлежности, хранится акт приема - передачи, копия наследственного дела с сопроводительным письмом и уведомлением оператора почтовой связи, а в случае доставки наследственного дела курьером или нотариусом либо помощником нотариуса - отметка нотариуса или территориального органа юстиции о его получении.

Передача наследственного дела или его копии по принадлежности осуществляется в течение семи рабочих дней со дня получения нотариусом, передающим наследственное дело или его копию, документа, послужившего основанием для передачи (заявления наследника, запрос нотариуса).

97. Частный или государственный нотариус, получивший наследственное дело, направленное к нему по принадлежности, регистрирует дело в порядке, предусмотренном для регистрации наследственных дел.

98. В территориальной нотариальной палате ведется алфавитная книга учета завещаний, в которую вносятся сведения об удостоверенных завещаниях, а также о завещаниях, полученных от должностных лиц, уполномоченных на удостоверение завещаний, приравненных к нотариально удостоверенным по форме согласно приложению 23 к настоящим Правилам.

Сведения об удостоверенном завещании поступают в алфавитную книгу завещаний ЕНИС после внесения записи в электронном реестре ЕНИС.

Пункт 99 изложен в редакции приказа Министра юстиции РК от 29.03.19 г. № 150 (см. стар. ред.)

99. Оконченное наследственное дело возобновляется при выдаче дополнительного свидетельства о праве на наследство или нового свидетельства о праве на наследство в случае отмены ранее выданного свидетельства о праве на наследство. При этом в Книге учета наследственных дел регистрируются заявления, послужившие основанием для возобновления наследственного дела. Новые документы помещаются в конец наследственного дела, вносятся необходимые изменения в обложку дела, во внутреннюю опись, в лист-заверитель.

Дополнительное свидетельство о праве на наследство выдается нотариусом, ранее выдавшим свидетельство о праве на наследство.

В случае приостановления действия лицензии нотариуса дополнительное свидетельство о праве на наследство выдается нотариусом, которому переданы документы.

В случае прекращения действия лицензии нотариуса или выходе нотариуса из членов нотариальной палаты, ранее выдавшего свидетельство о праве на наследство и передачи дел на хранение в архив, дополнительное свидетельство о праве на наследство выдается нотариусом, к которому обратилось заинтересованное лицо. При этом нотариус запрашивает из архива копию наследственного дела и на основании указанных документов выдает дополнительное свидетельство о праве на наследство.

Пункт 100 изложен в редакции приказа Министра юстиции РК от 29.03.19 г. № 150 (см. стар. ред.)

100. При подготовке законченного наследственного дела к хранению, документы подшиваются по правилам пункта 39 настоящих Правил в следующем порядке:

свидетельство о праве на наследство;

заявления о принятии наследства, о выдаче свидетельства о праве на наследство, или об отказе от наследства;

копия свидетельства о смерти наследодателя;

сведения, полученные через ЕНИС из государственной базы данных «Физические лица» о месте регистрации наследодателя;

копии документов, подтверждающих родственные отношения наследников с наследодателем, основание наследования (завещание, документы о степени родства, об усыновлении, о нахождении на иждивении наследодателя);

запросы нотариуса, сделанные для установления круга наследников, и ответы на них;

информационная справка об отсутствии наследственного дела;

документы, подтверждающие принадлежность наследства наследодателю (правоустанавливающие документы);

иные приобщенные к наследственному делу документы.

Правила дополнены пунктом 101 в соответствии с приказом Министра юстиции РК от 29.03.19 г. № 150

101. Производство по наследственному делу считается оконченным и дело оформляется для хранения, после выдачи свидетельства о праве на наследство всем наследникам.

Правила дополнены пунктом 102 в соответствии с приказом Министра юстиции РК от 29.03.19 г. № 150

102. Конверт с секретным завещанием в запечатанном нотариусом конверте, экземпляр свидетельства о принятии секретного завещания, заявление об отмене секретного завещания, в случае его отмены завещателем помещаются в дело «Конверты хранения секретного завещания».

Для обеспечения целостности секретного завещания они помещаются в папки из твердого материала, оснащенные специальными средствами, позволяющими содержать в них документы без механического повреждения (с зажимами, прозрачными файлами).

Все документы, относящиеся к одному секретному завещанию, группируются вместе и нумеруются, но не прошиваются.

Помимо самого конверта хранения в дело помещается экземпляр Свидетельства о принятии секретного завещания.

Правила дополнены пунктом 103 в соответствии с приказом Министра юстиции РК от 29.03.19 г. № 150

103. Принятые нотариусом секретные завещания регистрируются в Алфавитной книге учета завещаний, в реестре регистрации нотариальных действий и электронном реестре ЕНИС с пометкой «секретное». После вскрытия секретного завещания в алфавитной книге проставляется отметка о дате вскрытия завещания.

Правила дополнены пунктом 104 в соответствии с приказом Министра юстиции РК от 29.03.19 г. № 150

104. Секретное завещание и относящееся к нему свидетельство о принятии секретного завещания изымаются из дела при вскрытии конверта секретного завещания, на их место помещается справка об изъятии документа по форме согласно приложению 24 к настоящим Правилам, содержащая сведения о причине и дате изъятия документов.

Правила дополнены пунктом 105 в соответствии с приказом Министра юстиции РК от 29.03.19 г. № 150

105. Основанием для начала производства по вскрытию конверта с секретным завещанием является получение нотариусом, у которого хранится секретное завещание свидетельства о смерти завещателя, заявления о вскрытии и оглашении секретного завещания.

Правила дополнены пунктом 106 в соответствии с приказом Министра юстиции РК от 29.03.19 г. № 150

106. Нотариус формирует индивидуальное дело «Секретное завещание». Номер индивидуального дела «Секретное завещание» обозначается арабскими цифрами и состоит из номера, под которым зарегистрирован протокол вскрытия и оглашения секретного завещания в реестре регистрации нотариальных действий, и года заведения индивидуального дела: «20/2019, где 20 - номер, под которым протокол вскрытия и оглашения секретного завещания зарегистрирован в реестре регистрации нотариальных действий, 2019 - год заведения индивидуального дела».

Правила дополнены пунктом 107 в соответствии с приказом Министра юстиции РК от 29.03.19 г. № 150

107. Наследникам по закону лица, совершившего секретное завещание, местонахождения которых известно нотариусу заказным письмом направляется извещение о вскрытии секретного завещания по форме согласно приложению 25 к настоящим Правилам, в котором содержатся сведения о дате, месте и времени вскрытия и оглашения секретного завещания. Уведомление о вручении извещения хранится в деле нотариуса.

Правила дополнены пунктом 108 в соответствии с приказом Министра юстиции РК от 29.03.19 г. № 150

108. В дело секретного завещания помещаются все документы, связанные с вскрытием конверта и оглашением текста конкретного секретного завещания, включая конверт хранения, конверт, в который было помещено секретное завещание, свидетельство о принятии секретного завещания, подлинник секретного завещания (или любое иное вложение, изъятое из конверта, переданного нотариусу завещателем), подлинник протокола вскрытия и оглашения секретного завещания.

Правила дополнены пунктом 109 в соответствии с приказом Министра юстиции РК от 29.03.19 г. № 150

109. Производство по конкретному секретному завещанию считается оконченным, и дело готовится для постоянного хранения после выдачи наследникам по завещанию копии протокола о вскрытии и оглашении секретного завещания.

Правила дополнены пунктом 110 в соответствии с приказом Министра юстиции РК от 29.03.19 г. № 150

110. Производство по делу секретного завещания окончено и дело подготовлено для временного хранения, если наследниками по завещанию копия протокола о вскрытии и оглашении секретного завещания не получена в течение года со дня вскрытия конверта и оглашения текста секретного завещания.